Ibland går saker så snabbt från ord till handling att man inte riktigt hinner reflektera över hur resan gick. Därför passar det bra att sammanfatta Aftonbladets första år med ett nytt utvecklingsteam i Krakow, hur vi hamnade där och vad vi lärt oss fram till idag.

Det hela började med att för ca ett år sedan tog Aftonbladet beslutet att prova att lägga ut en del av IT-utvecklingen i ett annat land. Varför då kan man undra?

Utmaningen som vi stod inför var hur vi kan öka utvecklingstakten och lägga tid och fokus på rätt typ av uppgifter och mer innovation som utvecklare. Vi ville också skala upp utvecklingsteamen samtidigt som konkurrensen på arbetsmarknaden gjorde det svårt för oss att rekrytera specialistkompetens och samtidigt ha kontroll över kostnaderna.

Istället för att fundera och analysera för mycket så beslöt vi oss för att prova om IT-outsourcing var något för oss. Sagt och gjort så tog vi steget i mars 2012.

Vad är det vi vill göra?
För er som gått i samma funderingar så uppstår en rad frågor innan man kan sätta igång. Frågorna var många på avdelningen och alla medarbetare bidrog med erfarenheter och tips inför hur ett önskat läge skulle se ut för oss.

Här är några av funderingarna:

• Hur vill vi arbeta med ett remote team?
• Hur kommer våra interna processer och rutiner att fungera?
• Vilken typ av kompetens är vi ute efter?
• Vad för typ av utveckling, tjänster eller projekt ska vi lägga ut?
• Hur bör vi arbeta med IT-outsourcing och ett distribuerat team?
• Vad fungerar för oss, Offshore, nearshore etc?
• Vi bör börja med litet projekt, prova oss fram..

Något som så här i efterhand blev helt avgörande för vår satsning var att vi såg långsiktigt på etableringen och gav oss själva ett år för ett pilotprojekt och utvärdering. Vi valde också att prova med ett remote team, ett utökat team i Europa och valet föll på Krakow där Schibsted Tech Polska har etablerat ett utvecklingscenter för IT-utveckling.

Varför Polen?
Vi ville prova outsourcing på ett kontrollerat sätt med fokus på att lära oss av ett pilotprojekt och vad ett bra arbetssätt är för Aftonbladet. Det minst riskfyllda för oss blev Krakow baserat på:

• Schibsted Tech Polska har ett etablerat IT-utvecklingscenter sedan ett år tillbaka där lokal kännedom är en viktig del av etableringen.
• Polen anses som Europas nya “Silicon Valley” med stark tillväxt för stora IT-bolag och nystartade företag. Både ekonomiskt och akademiskt.
• Kulturskillnader, språk, geografiskt avstånd, kommunikationer är också en viktig faktor och underlättar valet av Europa och Polen.

Istället för att börja i liten skala enligt plan så valde vi projekt Allt Om Stockholm som pilot. Det var faktorer som tid, budget, förvaltning, underhåll och kompetens kring system och applikationer som avgjorde valet. Här kan ni läsa om hur teamet för Allt Om Stockholm och pilotprojektet startades upp.

Etableringen börjar på riktigt
I april började vi rekrytera utvecklare till ett nytt scrumteam(tvärfunktionellt) med Java- och frontend kompetens och som blev ett distribuerat produktteam som arbetar nära ett utvecklingsteam på Aftonbladet. Teammedlemmarna kunde då utveckla med gemensamt kodansvar och bygga koncept och produkter som ett enat team.

Etableringen och rekryteringen har skett via Skypeintervjuer och idag har vi fyra utvecklare anställda i Krakow som inom kort kommer lansera nya Allt Om Stockholm tillsammans med projektteamet på Aftonbladet. I januari har vi ytterligare ett team 2 på plats som är mer inriktat på wordpress och bloggplattformen och vi ser fram emot ytterligare ett lärorikt år.

Vad händer nu då?
Nästa steg på vår resa är att i början av året kommer vårt första gemensamma projekt att lanseras av produkttemet. Implementationen och samarbetet har gått oväntat bra och vi har ett nära samarbete med utvecklarna i Krakow. Visst kan rutiner och arbetssätt ständigt förbättras och efter lansering kommer vi också att reflektera och urvärdera pilotprojektet. Vi undersöker också hur vi kan få till gemensamma innovationsdagar och tech talks mellan distribuerade team för att kunna dela mer erfarenheter och utveckla samarbetet.

Learnings so far…
De största lärdomarna hittills med att etablera ett distribuerat team är:

• Rekrytering kräver mycket tid av flera medarbetare på företaget vid uppstart och behöver bra processer för att inte tappa fart.
• Försök att förmedla en så realistisk bild som möjligt av ditt företag, kulturen och uppgiften för teamet.
• Investera i tid för att bygga teamet och förmedla koncept och idé av produkten eller projektet. Vi har rest och besökt varandra mycket i början och haft gruppövningar och kickoff för alla medlemmar i projektet regelbundet.
• Daglig kommunikation är den största utmaningen och helt avgörande. Vi använder videokonferensutrustning, Skypechatt och Google Hangout för gemensamma stå-upp möten, demos och retrospective.
• Vi använder molntjänster som Git, Jira, Google apps för planering och dokumentation. Det underlättar vid resorna och delning av information på ett enkelt sätt.
• Ja vi använder Scrum, men på vilket sätt? Vi kom tidigt överens om hur vi arbetar tillsammans i teamen. Ex. ”defintion of done”, roller som SM, PO och rutiner blir extra viktigt med ett remote team.
• Uppstarten av projekt tar lite längre tid för att skapa samsyn om vad man vill göra. Viktigt att hitta rätt typ av pilotprojekt och produkt.
• Feedbackloopen är viktig att hålla nere mellan alla i teamet så försök att ordna så att alla i projektet har direktkontakt och korta ner kommunikationsvägarna.

Så här arbetar vi idag och projektledaren och tech lead har en viktig roll i att hålla i kommunikationen med teamet i Krakow. Vi tror också att konceptet och UX behöver vara affärsnära och har ett team bestående av PO, PL, UX och lead i Aftonbladets team. Vi lär oss mer för varje dag som går och hela resan har bara varit möjlig tack vara våra otroligt engagerade och duktiga medarbetare!